Vacature Office Manager

Wat ga je doen?

Als Office Manager ben je verantwoordelijk en betrokken bij een breed scala aan zowel administratieve, sociale en uitvoerende werkzaamheden. Je hoofdverantwoordelijkheid is om te garanderen dat alles op kantoor soepel en efficiënt verloopt, je bent het gezicht van Hostnet voor zowel collega’s als gasten en zorgt dat er altijd een prettige sfeer is. Ons kantoor telt zo'n 120 collega’s. Hierbij zijn twee aspecten belangrijk:

Facilities
Als gezicht van het group.one Amsterdam kantoor ben je het welkom van collega’s en gasten. Je zorgt dat mensen te woord worden gestaan en geeft bijvoorbeeld door als er werkzaamheden gepland zijn. Je bent verantwoordelijk voor het gehele bestelproces van alle kantoorbenodigdheden en bestelt dan ook wekelijks boodschappen. Daarbij zorg je voor een net kantoor en geef je planten water waar nodig. Dankzij jou is het kantoor een opgeruimde maar ook veilige plek om te werken, waar koffie en frisdrank nooit op is, post-its altijd klaar liggen en mensen het prettig vinden om op kantoor te werken. 

Lunch
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de gefaciliteerde lunch. Je hebt dagelijks contact met de cateraar en zorgt dat vervanging geregeld is als nodig. Je zorgt elke dag weer dat de lunch tijdig klaar staat, regelmatig bijgevuld wordt en op tijd weer schoon en opgeruimd is. 

Zo is geen dag hetzelfde en is organisatorisch vermogen, plannen en zelfstandig kunnen werken enorm belangrijk.

Zo maar een dag

Je start je dag met het controleren en verwerken van binnengekomen mails van collega’s en ziet dat je een bevestiging hebt voor het plaatsen van nieuwe bureaus. Je stelt gelijk alle collega’s op de hoogte dat morgen rumoerig kan worden. Je controleert nog snel je agenda op afspraken en start met je dagelijkse ronde door kantoor. Je checkt of planten water nodig hebben en ziet dat er lege dozen en kratten in het kantoor staan en neemt hier direct actie op. Je signaleert proactief op trends, ontwikkelingen, afwijkingen of achterstanden en hier anticipeer je op. Je controleert de kantoorbenodigdheden en maakt een bestellijst. Je zorgt dat de koffie, thee en frisdrank is bijgevuld en gaat aan de slag met je bestelling. Ondertussen komen collega’s je groeten, zijn er vragen en komen er telefoontjes binnen. 

Daarna is het alweer tijd om de lunch klaar te zetten. Je zorgt dat alles gereed is, je vult regelmatig bij en ruimt alles weer op. Je mailt de cateraar het aantal deelnemers en dat de volgende dag rekening gehouden moet worden met 10 extra deelnemers omdat er een groep uit Kopenhagen langs komt. Aan het einde van je dag loop je nog een laatste ronde zodat het kantoor weer netjes achtergelaten wordt.

Wie zoeken wij?

Functie-eisen

• Je beschikt over mbo of hbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie. 
• Je hebt een flexibele werkhouding en weet van aanpakken. 
• Beschikbaar voor minimaal 32 uur per week verdeeld over minimaal 5 dagen.
• Je kunt jezelf vloeiend uitdrukken in het Nederlands en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.
• Uitdagingen zoek je zelf op en ga je met vertrouwen aan.

Competenties

• Je bent creatief.
• Je hebt een assertieve houding.
• Je bent klantgericht.
• Je bent communicatief vaardig.
• Je bent pragmatisch ingesteld.
• Je kunt goed zelfstandig werken.

Wat krijg je van ons?

• een marktconform salaris;
• werken op een van de mooiste plekken van Amsterdam: naast het Centraal Station met een weids uitzicht over het IJ; 
• 8% vakantiegeld, volledige reiskostenvergoeding door middel van zakelijke ov chipkaart, uitstekende pensioenregeling en 25 vakantiedagen;
• een geweldige lunchregeling op kantoor;
• een laptop en telefoon van de zaak;
• korting op Hostnet-producten;
• een uitdagende functie met verschillende uitdagingen en doorgroeimogelijkheden bij een sterk merk dat onderdeel is van een groeiende multinational;
• een goede, informele werksfeer, met onvergetelijke teamuitjes, borrels en gezellige Hostnet-feesten.